Xoay hàng trên kệ tiệm tạp hoá: kéo hàng cũ ra trước, soát hạn mỗi tuần

Xoay hàng trên kệ là việc mỗi lần châm hàng mới thì kéo hàng cũ ra phía trước, đặt hàng mới vào phía sau, để món có hạn gần nhất luôn là món khách cầm lên đầu tiên. Ở tiệm tạp hoá, việc này đi kèm một vòng soát hạn đều đặn, thường mỗi tuần một lần, và một cách xử lý rõ ràng cho hàng sắp hết hạn. Làm đều tay thì số hàng phải bỏ đi giảm thấy rõ, và khách không bao giờ cầm phải hộp sữa quá hạn.

Xoay hàng là gì, khác gì chuyện "xuất kho trước"

Trong kho, người ta nói tới FIFO (nhập trước xuất trước) và FEFO (hết hạn trước xuất trước). Đó là quy tắc chọn lô nào đưa ra khỏi kho. Nhưng ở tiệm nhỏ, kho thường chỉ là cái gác lửng hay góc nhà sau, còn chỗ quyết định thật sự là cái kệ ngoài mặt tiền. Khách không đọc sổ kho. Khách với tay lấy món gần nhất, hoặc món trông mới nhất.

Xoay hàng là đưa quy tắc FEFO ra tới mặt kệ. Nó gồm ba động tác nhỏ:

• Kéo ra: dồn những món còn lại trên kệ ra sát mép trước.
• Châm vào sau: đặt hàng mới lấy từ kho vào phía sau, phía dưới, hoặc phía trong cùng của tủ mát.
• Quay mặt: xoay nhãn hướng ra ngoài cho thẳng hàng. Kệ gọn thì khách dễ nhìn, người bán cũng dễ thấy chỗ nào sắp trống.

Thiếu động tác thứ hai là hỏng cả việc. Người châm hàng vội thường đặt thùng mới lên phía trước cho nhanh, thế là hàng cũ bị đẩy vào trong, nằm im ở đó tới khi hết hạn.

Món nào cần soát kỹ, món nào thong thả

Không phải món nào cũng cần soát cùng một nhịp. Chia theo độ dài hạn dùng là cách đơn giản nhất để khỏi mất cả buổi chiều đi đọc từng con số in trên nắp.

Mì gói nghe thì lâu hạn, nhưng lại là món hay bị bỏ quên nhất. Thùng mới về chất đè lên thùng cũ trong kho, vài tháng sau lôi ra mới thấy gói dưới cùng đã sát ngày. Đồ hộp thì ít khi hết hạn, nhưng lon móp, phồng hay rỉ ở mép thì phải rút khỏi kệ bất kể ngày in là bao giờ.

Vòng soát hạn mỗi tuần: làm thế nào cho nhanh

Một tiệm tạp hoá mặt tiền vài mét có thể có hàng trăm mã hàng. Đọc hết từng món mỗi tuần là không ai làm nổi lâu dài. Có ba mẹo giúp vòng soát chỉ còn khoảng nửa tiếng.

Chia kệ thành từng khúc, mỗi ngày một khúc

Thay vì soát cả tiệm vào chiều chủ nhật, chia ra: thứ Hai kệ sữa và tủ mát, thứ Ba kệ bánh kẹo, thứ Tư đồ khô, và cứ thế. Mỗi ngày mười lăm phút, chẳng ai thấy nặng. Món hạn rất ngắn vẫn soát riêng mỗi sáng.

Chỉ đọc món ở hàng đầu và hàng cuối

Nếu đã xoay hàng đúng cách, món phía trước luôn là món có hạn gần nhất. Đọc hạn của món đầu tiên trên mỗi hàng là đủ biết cả hàng đó có ổn không. Món cuối cùng thì đọc để chắc lần châm trước không ai đặt ngược.

Đánh dấu bằng một chấm màu

Nhiều tiệm dán một chấm nhỏ hay viết tháng hết hạn to bằng bút lông lên mặt trên thùng trong kho. Nhìn một lượt là biết thùng nào phải mở trước. Ngày in trên bao bì thường nhỏ và nằm ở chỗ khó thấy, còn chữ tự viết thì đọc từ xa được.

Ngưỡng "cận hạn": bao nhiêu ngày thì phải hành động

Đợi tới ngày cuối mới xử lý là muộn. Mỗi tiệm nên tự đặt một ngưỡng, tính theo nhịp bán của chính mình. Cách nghĩ đơn giản là: nếu với tốc độ bán hiện tại, số hàng còn lại không kịp bán hết trước hạn, thì món đó đã là hàng cận hạn.

Ví dụ: kệ còn 18 hộp sữa, hạn còn 10 ngày, mà mỗi ngày tiệm chỉ bán khoảng 1 hộp loại đó. Mười ngày bán được chừng 10 hộp, còn dư 8 hộp. Tám hộp này cần được xử lý ngay hôm nay, chứ không phải đợi tới ngày thứ chín.

Ngưỡng thường gặp ở tiệm nhỏ, chỉ để tham khảo:

• Hàng hạn vài ngày: xử lý khi còn 1 ngày.
• Hàng hạn vài tuần: xử lý khi còn khoảng một tuần.
• Hàng hạn vài tháng: xử lý khi còn khoảng một tháng, nếu nhịp bán chậm.

Xử lý hàng cận hạn: giảm giá vẫn hơn bỏ đi

Nhiều chủ tiệm ngại giảm giá vì sợ khách nghĩ hàng kém. Nhưng làm một phép tính nhỏ thì thấy rõ. Giả sử hộp sữa giá nhập 7.000 đồng, bán 9.000 đồng. Còn 10 hộp cận hạn.

• Để tới hết hạn rồi bỏ: mất trắng 10 × 7.000 = 70.000 đồng tiền vốn.
• Giảm 20% còn 7.200 đồng và bán hết: vẫn lời 200 đồng mỗi hộp, tức 2.000 đồng, và thu lại đủ 70.000 đồng vốn.

Chênh lệch giữa hai cách là 72.000 đồng cho chỉ một hàng sữa. Cộng cả năm, cả tiệm, con số không nhỏ. Ngay cả khi giảm sâu tới mức hoà vốn, bán được vẫn hơn bỏ đi.

Giảm giá cho đàng hoàng

• Gom hàng cận hạn vào một rổ hoặc một kệ riêng, ghi rõ là hàng gần hạn và giá mới. Khách biết mình mua gì thì không ai thấy bị lừa.
• Không trộn hàng cận hạn vào giữa hàng mới để "bán đẩy". Khách phát hiện một lần là mất lòng tin lâu dài.
• Không bao giờ bán hàng đã quá hạn sử dụng, dù giảm giá. Với hàng chỉ ghi "sử dụng tốt nhất trước", vẫn nên rút khỏi kệ khi qua ngày, vì khách không phân biệt được hai loại ngày này.
• Không dán nhãn đè, không sửa ngày. Đây là chuyện vi phạm pháp luật, không phải mẹo bán hàng.

Những đường ra khác

Với hàng còn hạn nhưng bán chậm, có thể hỏi nhà phân phối xem có nhận đổi không. Một số mối hàng cho đổi khi còn một khoảng thời gian nhất định trước hạn, nhưng điều kiện mỗi nơi một khác, nên hỏi rõ ngay từ lúc nhận làm mối, chứ đừng đợi tới khi có hàng tồn. Hàng ăn được mà bán không kịp, nhiều tiệm dùng làm bữa cho người làm hoặc biếu bà con trong xóm trước hạn vài ngày.

Lỗi hay gặp khi xoay hàng

1. Châm hàng từ trên xuống ở tủ đứng. Với tủ mát cửa kính, khách lấy chai ở trước. Hàng mới phải vào từ phía sau, dù phải kéo cả hàng ra.
2. Tủ mát nạp từ sau quên mất. Một số tủ có cửa nạp phía sau. Nếu có, hãy tận dụng, nhưng phải chắc cả nhà ai cũng biết, không thì người châm từ phía trước sẽ phá thứ tự.
3. Hai lô cùng nằm lẫn trên một hàng. Thùng mới mở có hạn sớm hơn thùng cũ (chuyện này có xảy ra, vì mỗi đợt giao từ một lô khác). Luôn đọc hạn trước khi châm, đừng mặc định hàng mới thì hạn dài hơn.
4. Kho không xoay, chỉ kệ xoay. Kệ ngoài gọn gàng mà kho phía sau chồng thùng lộn xộn thì sớm muộn cũng có thùng bị lãng quên dưới đáy.
5. Không ghi lại hàng bỏ đi. Không ghi thì không biết món nào đang nhập quá tay. Nên có một cuốn sổ nhỏ ghi ngày, tên hàng, số lượng bỏ, lý do.

Góc nhìn hôm nay: xoay hàng là cách nghe kệ hàng nói

Làm vài tháng, người xoay hàng sẽ nhận ra kệ hàng tự kể chuyện. Món nào lần nào kéo ra cũng thấy hàng phía trước vẫn còn nguyên từ tuần trước, đó là món đang nhập dư. Món nào lần nào cũng phải châm thêm, đó là món nên nhập nhiều hơn hoặc gọi mối sớm hơn. Sổ hàng bỏ đi sau ba tháng là bản đồ chỉ ra chỗ tiền đang rò rỉ.

Một mẹo nhỏ để bắt đầu ngay tuần này: chọn một kệ duy nhất, kệ sữa chẳng hạn. Kéo hết hàng ra, xếp lại theo đúng thứ tự hạn, viết tháng hết hạn lên thùng trong kho, và ghi lại mọi hộp phải bỏ trong một tháng. Cuối tháng so với tháng trước. Khi thấy kết quả, việc mở rộng ra cả tiệm sẽ dễ hơn nhiều.

Ai muốn đọc thêm về nguyên tắc xuất kho có thể tìm các tài liệu về quản lý kho theo FIFO, FEFO. Còn về cách đọc các loại ngày in trên bao bì, nên xem hướng dẫn ghi nhãn hàng hoá hiện hành của cơ quan quản lý, vì quy định về nhãn có thể được cập nhật.