Điểm đặt hàng lại là mức tồn mà hễ hàng trong tiệm xuống tới đó thì phải gọi mối ngay, để hàng mới kịp về trước khi kệ trống. Cách tính phổ thông: lấy số bán trung bình mỗi ngày nhân với số ngày chờ mối giao, cộng thêm một phần dự phòng. Bán 30 chai nước mỗi ngày, mối giao sau 2 ngày, dự phòng 1 ngày bán, thì điểm đặt hàng lại là 90 chai.
Hai nỗi lo ngược chiều của người giữ hàng
Tiệm nhỏ nào cũng kẹt giữa hai nỗi lo. Một là hết hàng: khách tới hỏi mua món quen mà kệ trống, khách quay sang tiệm bên cạnh, và có khi không quay lại. Hai là ứ hàng: tiền chôn trong những thùng nằm im trong kho, chiếm chỗ, có khi hết hạn.
Đặt hàng theo cảm giác, kiểu "thấy vơi vơi thì gọi", thường dẫn tới cả hai cùng lúc. Món bán chạy thì gọi trễ nên hết. Món bán chậm thì nhìn thùng mở dở tưởng là sắp hết nên gọi thêm. Điểm đặt hàng lại là cách đổi cảm giác đó thành một con số cụ thể cho từng món.
Ba con số cần có
- Số bán trung bình mỗi ngày. Lấy từ sổ bán hàng hoặc đếm số thùng đã mở trong một tháng rồi chia cho số ngày mở cửa.
- Thời gian chờ hàng. Tính từ lúc gọi mối tới lúc hàng nằm trong tiệm, sẵn sàng bán. Mối giao "trong ngày" nhưng chỉ đi tuyến vào thứ Ba và thứ Sáu thì thời gian chờ thực tế có thể là ba bốn ngày.
- Phần dự phòng. Số hàng để đỡ cho những ngày bán vượt mức hoặc mối giao trễ.
Công thức: điểm đặt hàng lại = số bán trung bình mỗi ngày × số ngày chờ + dự phòng.
Ví dụ tính cho một món bán chạy
Một tiệm tạp hoá bán nước suối chai nhỏ, ghi chép một tháng thấy:
- Trung bình bán 30 chai mỗi ngày.
- Ngày đông nhất bán 45 chai.
- Mối thường giao sau 2 ngày, có lần trễ tới 3 ngày.
Cách tính đơn giản
Dự phòng bằng một ngày bán trung bình, tức 30 chai. Điểm đặt hàng lại = 30 × 2 + 30 = 90 chai, khoảng gần 4 thùng 24 chai. Hễ tồn còn chừng đó là gọi.
Cách tính thận trọng hơn
Một cách tính dự phòng hay được dạy trong sách quản lý kho cho người mới là: lấy mức bán cao nhất nhân thời gian chờ dài nhất, trừ đi mức bán trung bình nhân thời gian chờ trung bình. Ở đây là 45 × 3 − 30 × 2 = 75 chai. Điểm đặt hàng lại khi đó = 60 + 75 = 135 chai, khoảng hơn 5,5 thùng.
Cách thứ hai chắc hơn nhưng tiệm phải giữ nhiều hàng hơn, tức là đọng nhiều tiền hơn. Với nước suối, món để lâu không hỏng và khách rất hay hỏi, chọn cách thận trọng là hợp lý. Với bánh mì gói hạn vài ngày, giữ dư là tự chuốc hàng hỏng, nên dự phòng phải mỏng hơn.
| Loại món | Hết hàng thì sao | Ứ hàng thì sao | Dự phòng nên |
|---|---|---|---|
| Món thiết yếu, khách hay hỏi (nước, gạo, trứng) | Mất khách, mất lòng tin | Đọng tiền, ít hỏng | Dày |
| Món hạn ngắn (bánh mì gói, sữa chua) | Mất một lượt bán | Hỏng, phải bỏ | Mỏng |
| Món đắt tiền, bán chậm | Khách thường chờ được | Đọng nhiều tiền | Mỏng, có khi đặt theo yêu cầu |
| Món theo mùa, dịp lễ | Mất doanh số cả mùa | Tồn tới năm sau | Tính theo mùa, không theo trung bình năm |
Đặt bao nhiêu mỗi lần: liên quan tới lịch giao
Điểm đặt hàng lại trả lời câu hỏi "khi nào gọi". Câu hỏi "gọi bao nhiêu" là chuyện khác. Ở tiệm nhỏ, số lượng mỗi lần đặt thường bị chi phối bởi ba thứ: lịch giao của mối, mức tối thiểu mối chịu giao, và chỗ trống trong kho.
Cách nghĩ dễ dùng: đặt đủ bán cho tới lần giao kế tiếp, cộng phần dự phòng. Nếu mối nước suối giao mỗi tuần một lần, 30 chai mỗi ngày nhân 7 ngày là 210 chai, khoảng 8 đến 9 thùng. Nếu mối giao hai lần một tuần, mỗi lần chỉ cần chừng một nửa, tiền đọng trong kho ít đi.
Lý thuyết về "đặt bao nhiêu" có từ lâu. Năm 1913, kỹ sư người Mỹ Ford W. Harris công bố công thức lượng đặt hàng kinh tế, cân giữa chi phí mỗi lần đặt và chi phí giữ hàng. Công thức ấy vẫn được dạy trong các giáo trình quản trị vận hành. Tiệm nhỏ không cần tính chính xác như vậy, nhưng ý cốt lõi vẫn đúng: đặt nhiều một lần thì đỡ công gọi, nhưng tốn tiền giữ hàng; đặt ít nhiều lần thì ngược lại.
Hệ hai thùng: điểm đặt hàng lại không cần sổ sách
Không phải tiệm nào cũng có sổ bán để tính trung bình. Có một cách cổ điển dùng được ngay mà gần như không cần ghi chép, gọi là hệ hai thùng.
- Chia hàng của một món làm hai phần: phần đang bán và phần dự trữ.
- Phần dự trữ đúng bằng điểm đặt hàng lại, để riêng, có thể buộc dây hay dán một tấm thẻ màu.
- Khi phần đang bán hết và phải mở phần dự trữ, đó là tín hiệu gọi mối. Tấm thẻ màu được gỡ ra đặt vào chỗ ghi "cần đặt".
- Hàng mới về, dựng lại phần dự trữ mới, gắn lại tấm thẻ.
Cách này có họ hàng với hệ thẻ kanban mà hãng Toyota phát triển ở Nhật trong những thập niên sau chiến tranh. Taiichi Ohno, người dựng nên hệ thống sản xuất của Toyota, từng kể ông lấy ý tưởng từ cách siêu thị Mỹ chỉ châm lại hàng khi khách đã lấy đi. Một vòng khép kín: từ cửa hàng sang nhà máy, rồi quay về tiệm nhỏ.
Khi nào phải sửa lại con số
Điểm đặt hàng lại không phải con số đặt một lần rồi để đó. Những lúc sau đây nên tính lại:
- Mùa thay đổi. Nước giải khát mùa nắng bán khác hẳn mùa mưa. Hàng Tết bán khác ngày thường.
- Mối đổi lịch giao hoặc đổi mối mới.
- Khu phố thay đổi: có công trình mới, trường học khai giảng, chợ gần đó dời đi.
- Hết hàng hai lần trong một tháng: dự phòng đang mỏng quá.
- Lần nào mối tới cũng thấy hàng cũ còn nhiều: điểm đặt hàng lại đang cao quá, hoặc món này đang chậm dần.
Một mẹo nhỏ là viết điểm đặt hàng lại lên một mẩu giấy dán ở chỗ để hàng dự trữ, kèm ngày tính. Ai trong nhà cũng nhìn thấy, không phụ thuộc vào trí nhớ của chủ tiệm.
Những sai lầm hay gặp
- Tính trung bình gộp cả ngày nghỉ. Tiệm nghỉ chủ nhật mà vẫn chia cho 30 ngày thì trung bình mỗi ngày ra thấp hơn thực tế.
- Quên hàng đang trên đường. Đã gọi rồi nhưng hàng chưa tới, nhìn kho vơi lại gọi thêm. Ghi lại lần gọi, ngày dự kiến giao.
- Dùng chung một mức dự phòng cho mọi món. Như bảng trên, mỗi loại hàng chịu rủi ro hết hàng và ứ hàng khác nhau.
- Chạy theo khuyến mãi của mối. "Lấy mười thùng tặng một" nghe hời, nhưng nếu tiệm phải mất ba tháng mới bán hết mười thùng, tiền đọng và nguy cơ cận hạn có thể ăn hết phần tặng.
Góc nhìn hôm nay: bắt đầu từ năm món
Không cần tính điểm đặt hàng lại cho cả trăm mã hàng ngay từ đầu. Hãy chọn năm món mà tiệm hết hàng thì khách phàn nàn nhiều nhất. Ghi số bán trong hai tuần, hỏi lại mối lịch giao thật, rồi tính cho năm món đó. Dựng hệ hai thùng cho món nào dễ chia. Sau một tháng, nhìn lại xem số lần hết hàng có giảm không.
Ai muốn đọc thêm có thể tìm giáo trình nhập môn về quản trị tồn kho, các chương về điểm đặt hàng lại, tồn kho an toàn và lượng đặt hàng kinh tế. Sách viết về hệ thống sản xuất Toyota cũng có những trang kể về kanban dễ đọc với người không học kỹ thuật.
Câu hỏi thường gặp
Điểm đặt hàng lại là gì?
Điểm đặt hàng lại là mức tồn kho mà khi hàng xuống tới đó thì phải đặt thêm ngay. Nó được tính để hàng mới kịp về trước khi hàng cũ bán hết. Mỗi món hàng nên có một điểm đặt hàng lại riêng.
Công thức tính điểm đặt hàng lại?
Điểm đặt hàng lại bằng số bán trung bình mỗi ngày nhân số ngày chờ hàng, cộng thêm lượng dự phòng. Ví dụ bán 30 chai mỗi ngày, chờ 2 ngày, dự phòng 30 chai thì điểm đặt hàng lại là 90 chai.
Tồn kho an toàn nên để bao nhiêu?
Không có một con số chung. Một cách tính phổ thông là lấy mức bán cao nhất nhân thời gian chờ dài nhất, trừ mức bán trung bình nhân thời gian chờ trung bình. Món thiết yếu nên để dày hơn, món hạn ngắn nên để mỏng hơn.
Hệ hai thùng là gì?
Hệ hai thùng chia hàng thành phần đang bán và phần dự trữ bằng đúng điểm đặt hàng lại. Khi phải mở phần dự trữ thì gọi đặt hàng. Cách này không cần sổ sách, rất hợp với tiệm nhỏ.
Bao lâu nên tính lại điểm đặt hàng lại?
Nên tính lại khi đổi mùa, khi mối đổi lịch giao, khi khu phố có thay đổi lớn, hoặc khi thấy hết hàng hay ứ hàng lặp lại. Với tiệm ổn định, xem lại vài tháng một lần là đủ.