Xếp ca cho quán nhỏ nên bắt đầu từ việc đếm khách theo từng giờ, rồi chia số khách mỗi giờ cho số khách một người phục vụ được trong một giờ. Kết quả cho biết giờ nào cần một người, giờ nào cần ba. Từ đó mới ghép thành ca, thay vì chia đều "ca sáng, ca chiều" rồi để giờ cao điểm thiếu người còn giờ vắng thì thừa.
Vì sao chia ca đều thường sai
Quán nhỏ hay xếp ca theo thói quen: hai người ca sáng, hai người ca chiều. Cách này dễ nhớ, dễ trả lương, nhưng khách không tới đều. Một quán ăn sáng có thể vắng lúc 6 giờ, nghẹt cửa lúc 7 giờ rưỡi, rồi lặng hẳn lúc 9 giờ. Chia đều thì lúc nghẹt cửa mọi người chạy không kịp, khách đứng chờ rồi bỏ đi; lúc vắng thì hai ba người ngồi nhìn nhau, trong khi lương vẫn tính theo giờ.
Xếp ca theo giờ đông khách không phải chuyện của chuỗi lớn. Nó đơn giản tới mức một tờ giấy và một cây bút là đủ.
Bước một: đếm khách theo giờ trong hai tuần
Đặt một tờ giấy cạnh quầy, chia cột theo giờ. Mỗi lượt khách thanh toán gạch một vạch vào giờ tương ứng. Nếu quán có máy tính tiền hay ứng dụng bán hàng, số đơn theo giờ thường xem được ngay trong báo cáo.
Đếm ít nhất hai tuần, vì ngày thường và cuối tuần khác nhau, đầu tháng và cuối tháng cũng khác. Ghi chú thêm những ngày đặc biệt: mưa to, có đám cưới trong xóm, trường gần đó thi cử.
Đây là số đếm minh hoạ của một quán ăn sáng và trưa vào một ngày thường:
| Khung giờ | Số lượt khách | Người cần (mỗi người lo khoảng 20 lượt/giờ) |
|---|---|---|
| 6:00 – 7:00 | 18 | 1 |
| 7:00 – 8:00 | 52 | 3 |
| 8:00 – 9:00 | 40 | 2 |
| 9:00 – 10:00 | 15 | 1 |
| 10:00 – 11:00 | 10 | 1 |
| 11:00 – 12:00 | 35 | 2 |
| 12:00 – 13:00 | 48 | 3 |
| 13:00 – 14:00 | 20 | 1 |
Cột cuối là số khách chia cho 20, làm tròn lên. Con số 20 lượt mỗi giờ chỉ là giả định cho ví dụ.
Bước hai: biết một người làm được bao nhiêu
"Một người phục vụ bao nhiêu khách một giờ" là con số riêng của từng quán. Quán bán món làm sẵn, khách lấy mang đi, thì một người có thể lo rất nhiều lượt. Quán nấu từng tô, khách ngồi lại, phải dọn bàn rửa chén, thì ít hơn nhiều.
Cách đo: chọn một giờ đông mà quán vẫn chạy trơn tru, không ai phải chờ lâu, đếm số lượt và số người đang làm. Chia ra là có con số. Đo vài lần lấy mức trung bình.
Cũng nên tách việc theo vị trí. Ở quán ăn, người đứng bếp, người bưng bê, người thu tiền có giới hạn khác nhau. Nhiều khi cái nút thắt không phải thiếu người bưng mà là bếp chỉ có hai bếp nấu, thêm người cũng không nhanh hơn. Khi đó xếp thêm người là phí, phải sửa cách chuẩn bị nguyên liệu hoặc thêm thiết bị.
Bước ba: ghép giờ thành ca
Từ bảng trên, nhu cầu người theo giờ trông như sau: một người suốt từ 6 giờ tới 14 giờ, thêm người thứ hai từ 7 tới 9 giờ và từ 11 tới 13 giờ, thêm người thứ ba từ 7 tới 8 giờ và từ 12 tới 13 giờ.
Một cách ghép:
- Người A (ca chính): 6:00 – 14:00, mở quán, giữ quầy suốt ngày, nghỉ giữa ca lúc 9:30 – 10:30 khi vắng nhất. Trong lúc A nghỉ, chủ quán hoặc người B trông.
- Người B (ca gãy): 7:00 – 9:00 và 11:00 – 13:00.
- Người C (ca ngắn cao điểm): 7:00 – 8:00 và 12:00 – 13:00, hoặc gộp thành 7:00 – 9:00 nếu người đó không muốn đi lại hai lần.
Ca gãy: tiết kiệm nhưng phải công bằng
Ca gãy (làm hai khúc trong một ngày) khớp với hai đỉnh khách, nhưng người làm phải đi lại hai lần, mất thời gian ở giữa. Nhiều người không thích. Nếu dùng, nên chọn người ở gần quán, hỏi ý họ trước, và có thể bù bằng mức lương giờ hợp lý hơn. Ép người làm ca gãy mà không hỏi là cách nhanh nhất để mất người.
Đừng cắt quá sát
Bảng nhu cầu cho biết mức tối thiểu. Thực tế còn có việc không gắn với khách: nhận hàng, sơ chế, dọn dẹp cuối ca, lau tủ. Nên chừa ra khoảng nửa tiếng trước và sau mỗi đỉnh cho việc chuẩn bị và dọn.
Bàn giao ca: năm điều nói trong hai phút
Ca này qua ca khác mà không bàn giao thì việc rơi ở giữa. Một lời bàn giao ngắn, đứng ngay tại quầy, nên gồm:
- Món gì sắp hết, đã gọi mối chưa.
- Khách nào đặt trước, hẹn lấy giờ nào.
- Thiết bị nào có vấn đề (tủ mát kêu lạ, bếp lửa yếu).
- Tiền trong ngăn kéo đã đếm chưa, ai giữ.
- Việc dở dang còn lại.
Viết năm dòng này vào một cuốn sổ nhỏ cạnh quầy thì người sau đọc lại được, và chủ quán xem lại khi có chuyện.
Lịch ca dán tường: rõ ràng là bớt va chạm
Lịch ca nên xếp trước ít nhất một tuần và dán ở chỗ ai cũng thấy, hoặc gửi vào nhóm nhắn tin chung. Nó cần ghi rõ:
- Tên, ngày, giờ vào, giờ ra, giờ nghỉ.
- Ai là người mở quán, ai đóng quán mỗi ngày.
- Cách đổi ca: muốn đổi phải tự tìm người thay và báo chủ quán trước bao lâu.
Khi có người nghỉ đột xuất, quán nhỏ hay "gọi ai rảnh". Tốt hơn là có sẵn một hai người dự bị, đã được dạy việc, biết rằng mình có thể được gọi.
Về giờ làm tối đa, giờ nghỉ giữa ca, làm đêm, làm ngày lễ và cách trả lương làm thêm, quán nên tra Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn hiện hành, hoặc hỏi cơ quan lao động địa phương. Người làm thêm là học sinh, sinh viên chưa đủ tuổi thành niên còn có quy định riêng, càng cần tra kỹ.
Đọc lại bảng mỗi tháng
Bảng đếm khách không phải làm một lần. Mỗi tháng nhìn lại:
- Giờ nào khách phải chờ lâu, có ai than phiền? Thêm người hoặc sửa cách làm ở giờ đó.
- Giờ nào người làm đứng không? Bớt người hoặc giao thêm việc chuẩn bị cho giờ đó.
- Tỉ lệ tiền công trên doanh thu từng khung giờ: giờ vắng mà vẫn mở cửa với ba người có đáng không, hay nên rút ngắn giờ mở?
Đôi khi bài toán xếp ca dẫn tới câu hỏi lớn hơn: quán có nên mở khung giờ đó không. Có quán thấy hai tiếng giữa sáng doanh thu không đủ tiền điện và tiền công, quyết định đóng cửa nghỉ trưa, mở lại buổi chiều, và mọi người làm việc đỡ mệt hơn.
Góc nhìn hôm nay: người làm là nguồn lực quý nhất của quán nhỏ
Xếp ca tốt không chỉ để tiết kiệm tiền công. Nó giúp người làm không bị kiệt sức ở giờ cao điểm, không bị chán ở giờ vắng, và biết trước lịch để sắp xếp đời sống riêng. Quán nhỏ giữ được người làm lâu năm thì khách quen cũng ở lại, vì khách quen một phần là quen người đứng quầy.
Việc nên làm ngay tuần này: dán một tờ giấy chia cột theo giờ cạnh quầy, đếm khách mười bốn ngày. Song song, đo số lượt một người lo được trong một giờ đông. Hai con số ấy đủ để vẽ lại lịch ca cho tháng tới.
Câu hỏi thường gặp
Quán nhỏ cần mấy nhân viên?
Không có con số chung, vì phụ thuộc lượng khách và cách phục vụ. Cách tính là đếm số lượt khách theo từng giờ, rồi chia cho số lượt một người lo được trong một giờ. Giờ đông nhất cho biết số người tối đa cần cùng lúc.
Ca gãy là gì?
Ca gãy là ca làm chia thành hai khúc trong một ngày, ví dụ 7 đến 9 giờ sáng và 11 đến 13 giờ trưa. Nó khớp với hai đỉnh khách của quán ăn nhưng bắt người làm đi lại hai lần. Nên hỏi ý người làm trước khi xếp.
Làm sao biết giờ nào quán đông khách?
Đặt một tờ giấy chia cột theo giờ cạnh quầy và gạch một vạch mỗi lượt thanh toán, làm ít nhất hai tuần. Nếu dùng máy tính tiền hay ứng dụng bán hàng, báo cáo số đơn theo giờ thường có sẵn.
Bàn giao ca cần nói những gì?
Nên nói món gì sắp hết, khách nào đặt trước, thiết bị nào trục trặc, tình trạng tiền trong ngăn kéo và việc còn dở. Viết năm điều đó vào sổ cạnh quầy để người sau đọc lại được.
Quy định giờ làm của nhân viên quán ăn ở đâu?
Giờ làm, giờ nghỉ, làm thêm, làm đêm và ngày lễ được quy định trong Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn. Nên tra văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan lao động địa phương, nhất là khi thuê người chưa đủ tuổi thành niên.