Muốn biết món nào chạy, món nào ế, quán nhỏ chỉ cần đếm số phần bán ra của từng món mỗi ngày, rồi cuối tuần nhân với tiền lời mỗi phần để xếp hạng theo lời gộp chứ không theo số lượng. Món bán nhiều nhất chưa chắc là món mang lại nhiều tiền nhất. Một cách chia phổ biến là nhóm A, B, C: vài món đầu bảng thường đem về phần lớn tiền lời, còn đuôi bảng là chỗ nên cân nhắc cắt bớt.
Vì sao cảm giác "bán chạy" hay đánh lừa
Chủ quán đứng quầy cả ngày, nghe khách gọi món, nên ai cũng có cảm giác về món nào bán chạy. Cảm giác ấy thường đúng về số lượt gọi, nhưng sai về tiền. Món rẻ, gọi liên tục thì đập vào tai nhiều nhất. Món đắt, gọi thưa thì dễ bị quên, dù mỗi lần bán lời gấp mấy lần.
Ngoài ra trí nhớ còn thiên lệch: nhớ những ngày đông khách, quên những ngày một món nào đó không ai gọi. Ghi chép đơn giản là cách duy nhất để nhìn đúng.
Cách ghi: từ tờ giấy gạch vạch tới máy tính tiền
Không có máy: tờ giấy gạch vạch
Kẻ một tờ giấy, mỗi dòng một món, mỗi lần bán một phần thì gạch một vạch. Cứ năm vạch gom thành một bó cho dễ đếm. Cuối ngày đếm và chép số vào một cuốn sổ tổng, mỗi ngày một cột. Cách này có từ rất lâu và vẫn hiệu quả cho quán dưới hai mươi món.
Có máy tính tiền hay ứng dụng bán hàng
Phần lớn máy tính tiền và ứng dụng bán hàng đều có báo cáo số lượng bán theo món. Điều kiện là mỗi món phải được nhập đúng mã, không bấm gộp kiểu "đồ uống 20 nghìn". Nếu lúc đông khách người đứng quầy hay bấm gộp, số liệu cuối ngày vô dụng. Đáng bỏ công sắp xếp lại màn hình bấm cho nhanh, để không ai phải bấm tắt.
Ghi thêm hai thứ
- Món hết lúc mấy giờ. Món hết lúc 9 giờ sáng thì số bán ra không phải là nhu cầu thật, mà là số đã nấu. Nhu cầu có thể lớn hơn.
- Món làm ra bao nhiêu, bỏ đi bao nhiêu, với món nấu sẵn.
Bước tính: từ số lượng sang lời gộp
Với mỗi món, cần hai con số: giá bán một phần và giá vốn nguyên liệu một phần. Hiệu của hai số là lời gộp mỗi phần, tức là tiền còn lại sau khi trừ nguyên liệu, chưa trừ tiền công, mặt bằng, điện nước. Nhân lời gộp mỗi phần với số phần bán trong tuần là lời gộp của món đó trong tuần.
Ví dụ một quán nước và đồ ăn sáng nhỏ, số liệu một tuần (các con số chỉ để minh hoạ cách tính):
| Món | Số phần/tuần | Giá bán | Vốn nguyên liệu | Lời gộp/tuần | Tỉ trọng | Cộng dồn |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Cà phê sữa đá | 260 | 20.000 | 7.000 | 3.380.000 | 30,0% | 30,0% |
| Bánh mì trứng | 180 | 20.000 | 9.000 | 1.980.000 | 17,6% | 47,6% |
| Xôi gà | 75 | 30.000 | 15.000 | 1.125.000 | 10,0% | 57,6% |
| Trà tắc | 110 | 12.000 | 3.000 | 990.000 | 8,8% | 66,4% |
| Trà đá | 420 | 3.000 | 800 | 924.000 | 8,2% | 74,6% |
| Sữa đậu nành | 140 | 10.000 | 3.500 | 910.000 | 8,1% | 82,7% |
| Nước cam vắt | 60 | 25.000 | 11.000 | 840.000 | 7,5% | 90,2% |
| Sinh tố bơ | 25 | 35.000 | 17.000 | 450.000 | 4,0% | 94,2% |
| Nước suối | 150 | 6.000 | 3.500 | 375.000 | 3,3% | 97,5% |
| Bánh bao | 40 | 15.000 | 8.000 | 280.000 | 2,5% | 100,0% |
Tổng lời gộp tuần khoảng 11,25 triệu đồng trên doanh thu khoảng 18,9 triệu đồng.
Đọc bảng: ba điều bất ngờ
Món bán nhiều nhất không đứng đầu
Trà đá bán 420 ly, gấp hơn mười lần sinh tố bơ, là món "chạy" nhất nếu chỉ nhìn số lượng. Nhưng xếp theo lời gộp, nó chỉ đứng thứ năm, chiếm khoảng 8% tiền lời. Không có nghĩa nên bỏ trà đá. Trà đá giữ chân khách ngồi, đi kèm bánh mì, xôi. Nhưng không nên coi nó là món nuôi quán.
Hai món đầu gánh gần một nửa
Cà phê sữa đá và bánh mì trứng, hai trên mười món, đem về khoảng 47,6% lời gộp. Đây là những món phải giữ chất lượng đều nhất, không bao giờ để hết, và nên được đặt ở vị trí dễ thấy nhất trên bảng giá.
Đuôi bảng có món tốn công
Sinh tố bơ và bánh bao cùng chưa tới 7% lời gộp. Sinh tố bơ còn có cái khó riêng: bơ chín nhanh, mua dư là bỏ, xay một ly tốn thời gian và rửa máy. Đây là ứng viên để xem lại.
Chia nhóm A, B, C
Cách chia hàng thành ba nhóm theo tỉ trọng giá trị được dùng rộng rãi trong quản lý tồn kho từ giữa thế kỷ 20, gần với ý tưởng của nguyên lý Pareto. Không có ngưỡng bắt buộc, nhưng một cách chia hay gặp là:
- Nhóm A: các món đầu bảng, cộng dồn tới khoảng 70–80% lời gộp. Trong ví dụ là năm món đầu, tới trà đá.
- Nhóm B: các món tiếp theo, cộng dồn tới khoảng 90–95%. Ở đây là sữa đậu nành, nước cam vắt, sinh tố bơ.
- Nhóm C: phần còn lại. Ở đây là nước suối và bánh bao.
Mỗi nhóm một cách đối xử:
| Nhóm | Ưu tiên | Việc nên làm |
|---|---|---|
| A | Cao nhất | Không để hết, kiểm chất lượng hằng ngày, đặt nổi bật trên bảng giá, nhập nguyên liệu chắc chắn |
| B | Vừa | Theo dõi, thử cải thiện công thức, giá hay cách giới thiệu để đẩy lên nhóm A |
| C | Thấp | Xem có lý do giữ không (khách cần, đi kèm món khác); không có thì cân nhắc bỏ hoặc chỉ bán theo mùa |
Trước khi cắt một món
Bảng số chỉ là một nửa câu chuyện. Trước khi bỏ một món nhóm C, hỏi thêm:
- Món này có kéo khách vào không? Nước suối lời ít nhưng khách đi đường ghé mua, tiện tay mua thêm bánh mì. Bỏ nó có thể mất cả những lượt ghé ấy.
- Có khách quen chỉ tới vì món này không? Hỏi thẳng họ.
- Số thấp vì món dở hay vì đặt sai chỗ? Món nằm cuối bảng giá, chữ nhỏ, ít ai thấy. Thử đổi chỗ hai tuần rồi đếm lại.
- Số thấp vì hết sớm? Nếu món hết lúc 8 giờ mỗi ngày, vấn đề là làm quá ít chứ không phải không ai mua.
- Có theo mùa không? Sinh tố bơ có thể bán khá hơn vào mùa bơ rộ và rẻ, khi giá vốn thấp đi.
Cắt món cũng nên thử trước: tạm ngưng hai tuần, xem tổng doanh thu và số khách có giảm không, rồi mới quyết định hẳn.
Nhịp đọc số: tuần, tháng, mùa
- Mỗi ngày: chỉ ghi, không phân tích. Ghi thêm món hết lúc mấy giờ.
- Mỗi tuần: cộng số phần, nhìn món nào tăng giảm bất thường.
- Mỗi tháng: tính lời gộp, xếp lại A, B, C. Cập nhật giá vốn nếu giá nguyên liệu đổi.
- Mỗi mùa: so với cùng mùa trước nếu có số. Quyết định thêm, bớt món.
Đừng đổi thực đơn mỗi tuần theo số. Số một tuần dao động nhiều vì thời tiết, ngày lễ. Xu hướng vài tuần liền mới đáng tin.
Góc nhìn hôm nay: con số là một người làm thuê không đòi lương
Ghi chép bán hàng nghe như việc văn phòng, nhưng thật ra là cách để quán tự nói cho chủ biết mình đang sống nhờ cái gì. Nhiều chủ quán sau một tháng ghi chép mới ngã ngửa ra rằng món mình tâm huyết nhất lại đứng cuối bảng, còn món mình bán cho có lại đang nuôi quán.
Việc nên làm ngay: kẻ một tờ giấy gạch vạch cho mọi món, dùng hai tuần. Song song, tính giá vốn nguyên liệu mỗi phần cho năm món bán nhiều nhất. Cuối hai tuần, lập bảng như trên và xếp theo lời gộp. Ai muốn đi sâu hơn có thể tìm tài liệu về phân tích ABC trong quản lý tồn kho và về kỹ thuật phân tích thực đơn (menu engineering) trong ngành nhà hàng, vốn kết hợp cả mức độ bán chạy lẫn mức lời của từng món.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao biết món nào bán chạy nhất trong quán?
Đếm số phần bán ra của từng món mỗi ngày bằng tờ giấy gạch vạch hoặc báo cáo của máy tính tiền. Sau đó nhân với lời gộp mỗi phần để xếp hạng theo tiền lời, vì món bán nhiều nhất chưa chắc là món lời nhiều nhất.
Phân tích ABC là gì?
Phân tích ABC chia hàng hoặc món thành ba nhóm theo tỉ trọng giá trị. Nhóm A là vài món đầu bảng chiếm phần lớn giá trị, nhóm B ở giữa, nhóm C là phần đuôi. Mỗi nhóm được ưu tiên và quản lý ở mức khác nhau.
Lời gộp của một món tính thế nào?
Lời gộp mỗi phần bằng giá bán trừ giá vốn nguyên liệu của phần đó. Nhân với số phần bán trong kỳ là lời gộp của món trong kỳ. Con số này chưa trừ tiền công, mặt bằng, điện nước.
Có nên bỏ món bán ít khỏi thực đơn?
Chưa chắc. Trước khi bỏ, xem món đó có kéo khách vào, có khách quen chỉ tới vì nó, có bị đặt sai chỗ hay hết hàng sớm không. Có thể tạm ngưng hai tuần để thử rồi mới quyết định.
Bao lâu nên xem lại số liệu bán hàng?
Ghi mỗi ngày, cộng mỗi tuần, tính lời gộp và xếp nhóm mỗi tháng. Quyết định thêm bớt món nên dựa trên xu hướng vài tuần đến một mùa, không dựa trên số liệu một tuần.