Danh sách việc mở cửa và đóng cửa là tờ giấy liệt kê theo thứ tự những việc phải làm mỗi ngày trước khi đón khách đầu tiên và sau khi tiễn khách cuối cùng: kiểm điện nước gas, đọc nhiệt độ tủ, chuẩn bị tiền lẻ, châm hàng, rồi ngược lại là khoá gas, đếm tiền, dọn rác, tắt thiết bị, khoá cửa. Danh sách tốt là danh sách ngắn, đúng thứ tự đi lại trong quán, và ai đứng ca cũng làm y như nhau.
Vì sao quán nhỏ cũng cần danh sách
Chủ quán làm lâu năm thường nghĩ: việc mở cửa ngày nào cũng làm, nhớ thuộc lòng, cần gì viết ra. Đúng, khi chính chủ quán đứng mở cửa. Nhưng tới hôm chủ quán ốm, về quê, hay giao cho người mới, thì những việc "ai cũng biết" bắt đầu rơi rụng: quên khoá van gas, quên cắm lại tủ mát sau khi lau, quên đem tiền lẻ, quên tắt bếp than.
Ngành hàng không, ngành y đã dùng danh sách kiểm tra từ lâu, chính vì người giỏi nhất cũng quên khi mệt hay bị cắt ngang. Một cái quán không phức tạp bằng buồng lái, nhưng lúc 5 giờ sáng ngái ngủ hay 11 giờ đêm rã rời, đầu óc người đứng quán cũng chẳng minh mẫn hơn là bao.
Nguyên tắc viết danh sách cho dễ dùng
- Theo thứ tự đi lại: từ cửa vào, qua quầy, vào bếp, ra kho. Không bắt người đọc đi tới đi lui.
- Mỗi dòng một hành động, bắt đầu bằng động từ: "Mở van gas", "Đọc nhiệt độ tủ mát", chứ không viết "Gas" hay "Tủ".
- Ngắn: mười lăm tới hai mươi lăm dòng mỗi danh sách. Dài hơn là sẽ có người đọc lướt.
- Chỉ ghi việc dễ quên hoặc quên thì hậu quả lớn. Không cần ghi "bật đèn".
- Có ô đánh dấu và chữ ký: in nhiều tờ, mỗi ngày một tờ, đánh dấu xong ký tên. Lưu lại một tháng.
- Dán ở chỗ dùng: danh sách mở cửa dán cạnh cửa, danh sách đóng cửa dán cạnh công tắc tổng.
Danh sách mở cửa mẫu
Mẫu dưới đây viết cho một quán ăn uống nhỏ có bếp gas, tủ mát, tủ đông và quầy thu ngân. Quán tạp hoá thì bỏ phần bếp, thêm phần châm kệ.
Trước khi vào hẳn trong quán
- Nhìn quanh cửa: ổ khoá, cửa cuốn có dấu hiệu bị cạy không. Có thì không vào, gọi người hỗ trợ.
- Bước vào ngửi: có mùi gas, mùi khét không. Nếu có mùi gas, không bật công tắc điện nào, mở cửa cho thoáng, ra ngoài và làm theo hướng dẫn an toàn khi rò rỉ gas.
Điện, nước, gas
- Bật cầu dao theo thứ tự đã quy định.
- Mở van nước, kiểm vòi rửa có nước.
- Mở van gas tổng, châm bếp thử từng họng, quan sát ngọn lửa xanh đều.
- Bật quạt hút khói.
Lạnh và hàng hoá
- Đọc nhiệt độ tủ mát, tủ đông, ghi vào sổ nhiệt độ.
- Nếu tủ mát vượt ngưỡng an toàn: báo chủ quán trước khi dùng hàng trong tủ.
- Kiểm hàng hạn ngắn (sữa, bánh, đồ nấu sẵn hôm qua), loại món quá hạn, ghi vào sổ hao hụt.
- Nhận hàng mối giao buổi sáng: đếm, kiểm chất lượng, ký phiếu.
- Châm hàng lên kệ, xoay hàng cũ ra trước.
Quầy và tiền
- Đếm quỹ tiền lẻ đầu ca, ghi số tiền.
- Bật máy tính tiền, máy in hoá đơn, kiểm cuộn giấy.
- Kiểm mã QR thanh toán dán ở quầy còn nguyên, đúng tài khoản của quán.
Mặt tiền và chỗ ngồi
- Lau bàn, lau quầy, xếp ghế.
- Quét trước cửa, đặt thùng rác đúng chỗ.
- Kiểm nhà vệ sinh: giấy, xà phòng, sạch sẽ.
- Bật biển, mở cửa đón khách.
Dòng kiểm mã QR nghe lạ nhưng đáng có: mã QR in dán ở quầy có thể bị dán đè bởi người xấu. Liếc qua một giây mỗi sáng là đủ.
Danh sách đóng cửa mẫu
Trước khi khách cuối ra về
- Ngừng nhận món nấu lâu khoảng nửa tiếng trước giờ đóng. Báo khách nhẹ nhàng.
- Bắt đầu dọn những khu không còn dùng.
Bếp và gas
- Tắt từng họng bếp.
- Khoá van gas tổng. Nhìn lại van đã khoá.
- Đồ ăn còn lại: cho vào hộp có nắp, ghi ngày, cất tủ mát; món không giữ qua đêm được thì bỏ và ghi sổ.
- Rửa, lau dụng cụ và mặt bếp; đổ dầu chiên đã dùng vào bình chứa riêng, không đổ xuống cống.
Lạnh
- Đóng chặt cửa tủ mát, tủ đông; kiểm gioăng không bị kẹt đồ.
- Đọc và ghi nhiệt độ tủ lần thứ hai trong ngày.
- Không rút phích tủ mát, tủ đông.
Tiền
- In hoặc ghi tổng bán trong ngày, tách theo tiền mặt, chuyển khoản, thẻ.
- Đếm tiền mặt, trừ quỹ tiền lẻ đầu ca, đối chiếu với số bán tiền mặt.
- Ghi chênh lệch nếu có, không tự bù hay tự lấy cho tròn.
- Cất tiền vào chỗ quy định, không để qua đêm trong ngăn kéo quầy.
Vệ sinh và rác
- Lau sàn, đặc biệt dưới bếp và quanh thùng rác.
- Đổ rác, buộc túi, để ra điểm tập kết đúng giờ.
- Không để đồ ăn hở trên mặt bàn qua đêm.
Đèn, điện, cửa
- Tắt quạt, điều hoà, đèn, máy tính tiền, rút phích những thiết bị không cần chạy qua đêm (ấm siêu tốc, máy xay, sạc điện thoại).
- Đi một vòng cuối: nhà vệ sinh không còn ai, vòi nước đã khoá, cửa sau đã chốt.
- Kéo cửa, khoá, ký tên vào tờ danh sách.
Khi bàn giao giữa hai người
Ở quán có hai ca, danh sách đóng cửa của ca sáng thường không phải đóng cửa thật, mà là bàn giao. Nên có thêm một danh sách bàn giao ngắn: tiền trong ngăn kéo, món sắp hết, khách hẹn, thiết bị trục trặc. Người nhận ca đọc và ký là việc nhỏ nhưng tránh rất nhiều câu "ai để thế này".
Giữ danh sách sống
Danh sách viết một lần rồi dán mãi sẽ dần lỗi thời. Mỗi khi có sự cố, hãy hỏi: sự cố này có thể chặn bằng một dòng trong danh sách không? Quên đóng cửa sổ sau, mưa tạt ướt bao gạo, thì thêm dòng "Đóng cửa sổ kho". Ngược lại, dòng nào ba tháng chưa từng cần tới, cân nhắc bỏ đi để danh sách gọn.
Cũng nên thỉnh thoảng nhờ người mới đọc danh sách và làm theo y nguyên, không hỏi ai. Chỗ nào họ khựng lại, chỗ đó cần viết rõ hơn.
Về an toàn điện, gas: làm theo quy định và người có chuyên môn
Danh sách chỉ giúp không quên những thao tác hằng ngày. Còn việc lắp đặt, kiểm định bình gas, đường ống, hệ thống điện, bình chữa cháy và lối thoát hiểm cần làm theo quy định phòng cháy chữa cháy hiện hành và do người có chuyên môn thực hiện. Quán nên biết vị trí bình chữa cháy, số điện thoại khẩn cấp (cứu hoả 114), và tất cả người làm nên được hướng dẫn cách dùng bình. Thấy dây điện nóng, ổ cắm cháy sém, mùi gas không rõ nguồn thì dừng dùng và gọi thợ có chuyên môn.
Góc nhìn hôm nay: tờ giấy thay cho trí nhớ
Danh sách không phải để chỉ trích người quên. Nó để người làm không phải gánh trí nhớ lúc mệt nhất, và để quán chạy như nhau dù ai đứng ca. Một quán mở cửa và đóng cửa đều đặn, đúng thứ tự, là một quán ít sự cố, và người làm cũng yên tâm hơn khi về nhà.
Việc nên làm ngay: sáng mai, khi mở quán, cầm một tờ giấy và viết lại mọi việc mình làm theo đúng thứ tự, không bỏ việc nào. Tối làm tương tự khi đóng. Gạch những dòng hiển nhiên, giữ những dòng dễ quên, rồi in ra dán lên tường.
Câu hỏi thường gặp
Mở cửa quán cần làm những việc gì?
Các việc chính gồm kiểm cửa và mùi gas, bật điện nước gas theo thứ tự, đọc nhiệt độ tủ, loại hàng quá hạn, nhận hàng, châm kệ, đếm quỹ tiền lẻ, bật máy tính tiền và dọn chỗ ngồi. Nên viết thành danh sách theo thứ tự đi lại trong quán.
Đóng cửa quán cần kiểm tra gì?
Quan trọng nhất là tắt bếp và khoá van gas, cất đồ ăn đúng cách, đóng chặt tủ lạnh mà không rút phích, đếm tiền và đối chiếu số bán, đổ rác, tắt thiết bị không cần chạy qua đêm và khoá cửa.
Danh sách kiểm tra nên dài bao nhiêu?
Khoảng mười lăm tới hai mươi lăm dòng cho mỗi danh sách là vừa. Chỉ ghi những việc dễ quên hoặc quên thì hậu quả lớn. Danh sách quá dài khiến người làm đọc lướt và bỏ sót.
Vì sao phải kiểm mã QR thanh toán mỗi sáng?
Mã QR in dán ở quầy có thể bị dán đè bằng mã khác để chuyển tiền sang tài khoản lạ. Nhìn qua mỗi sáng giúp phát hiện sớm. Khi khách chuyển khoản, nên kiểm tra tên tài khoản nhận hiện ra trên màn hình.
Có nên rút điện tủ mát khi đóng cửa quán?
Không nên rút điện tủ mát, tủ đông qua đêm vì hàng bên trong sẽ ấm lên. Chỉ rút những thiết bị không cần chạy liên tục như ấm siêu tốc, máy xay, sạc. Đóng chặt cửa tủ và ghi nhiệt độ trước khi về.