Hao hụt ở quán nhỏ: ghi sổ hàng vỡ, hỏng, hết hạn và giảm từng nguồn

Hao hụt ở quán nhỏ là phần hàng đã nhập mà không bao giờ thành tiền: vỡ, hỏng, hết hạn, nấu hỏng, cho nhầm, thối nhầm tiền. Cách giảm bắt đầu từ một cuốn sổ hao hụt ghi mọi thứ bỏ đi theo giá vốn, kèm lý do. Sau một tháng, sổ sẽ chỉ ra nguồn nào đang mất nhiều nhất, và mỗi nguồn có một cách chặn riêng. Nên nhớ: với biên lời 20%, mất 300.000 đồng tiền vốn thì phải bán thêm 1,5 triệu đồng mới bù lại.

Vì sao hao hụt đáng sợ hơn mình tưởng

Chủ quán thường nghĩ về hao hụt như vài quả trứng vỡ, vài bó rau héo, không đáng bận tâm. Nhưng hãy làm một phép tính. Món bị bỏ đi mất trọn tiền vốn. Còn món bán được chỉ đem lại phần lời, thường chỉ là một phần nhỏ giá bán.

Cách tính: doanh số cần bù bằng giá trị hao hụt chia cho biên lời. Một tiệm có biên lời 20% mà mỗi tháng bỏ đi 1,2 triệu đồng hàng hỏng thì phải bán thêm 6 triệu đồng chỉ để quay về điểm cũ. Ở chiều ngược lại, mỗi đồng hao hụt chặn được là một đồng lời thật, không cần thêm khách nào.

Năm nguồn hao hụt ở quán nhỏ

Trong ngành bán lẻ, người ta gọi chung các thất thoát hàng hoá là "shrinkage" và thường chia theo nguồn. Với quán nhỏ, chia thành năm nhóm là đủ dùng:

1. Hàng vỡ, hư hỏng vật lý: chai vỡ, lon móp, trứng dập, bao rách.
2. Hàng hết hạn, ôi thiu: sữa, bánh quá hạn; rau héo, trái cây dập, đồ nấu sẵn bán không hết.
3. Hao khi chế biến: nấu hỏng, làm đổ, phần cắt gọt bỏ nhiều hơn cần, khẩu phần múc tay quá tay.
4. Nhầm lẫn: thối nhầm tiền, tính nhầm giá, giao nhầm món, nhận hàng thiếu từ mối mà không đếm.
5. Mất mát không rõ nguyên do: hàng biến mất khỏi kệ hoặc kho mà không có ghi nhận nào.

Bốn nguồn đầu thường chiếm phần lớn ở quán nhỏ và hoàn toàn nằm trong tay chủ quán. Nguồn thứ năm nhạy cảm hơn, sẽ nói ở cuối bài.

Sổ hao hụt: mẫu đơn giản nhất

Một cuốn vở kẻ ngang để cạnh quầy hoặc trong kho, mỗi dòng gồm:

• Ngày.
• Tên hàng và số lượng.
• Giá vốn (không phải giá bán).
• Lý do, viết theo một trong năm nhóm trên: vỡ, hết hạn, chế biến, nhầm, không rõ.
• Người ghi.

Quy tắc duy nhất: không thứ gì vào thùng rác mà chưa vào sổ. Nghe phiền, nhưng sau một hai tuần thì thành nếp. Điều quan trọng là không ai bị mắng vì ghi. Nếu người làm sợ bị trừ lương khi ghi lại chai mình làm vỡ, họ sẽ lén vứt đi, và sổ mất giá trị.

Cuối tháng, cộng theo từng nhóm lý do và theo từng mặt hàng. Thường sẽ thấy vài món chiếm phần lớn tổng số. Đó là chỗ đáng sửa trước.

Chặn từng nguồn

Hàng vỡ, hư hỏng

• Nhận hàng thì kiểm ngay trước mặt người giao. Lon móp, thùng ướt, vỉ trứng dập từ đầu thì ghi vào phiếu giao, đề nghị đổi.
• Kệ để chai thuỷ tinh có gờ chắn. Không xếp chai cao hơn tầm tay.
• Lối đi trong kho thông thoáng, không để thùng chắn dưới chân.
• Xem lại cách vận chuyển nếu tiệm tự đi lấy hàng bằng xe máy: chằng buộc chắc, lót giữa các lớp.

Hàng hết hạn, ôi thiu

• Xoay hàng trên kệ: hàng cũ ra trước, hàng mới vào sau.
• Nhập vừa đủ theo nhịp bán, không chạy theo khuyến mãi mua nhiều.
• Xử lý hàng cận hạn sớm: giảm giá công khai trước khi quá muộn.
• Với đồ nấu sẵn: ghi lại mỗi ngày nấu bao nhiêu, bán bao nhiêu, bỏ bao nhiêu. Sau vài tuần sẽ biết nấu bao nhiêu là vừa cho từng thứ trong tuần.

Hao khi chế biến

• Dùng muỗng, vá, cốc đong có dung tích cố định cho mỗi khẩu phần, thay vì múc bằng mắt.
• Cân một lần xem phần thịt, rau sau sơ chế còn bao nhiêu so với lúc mua. Nếu phần bỏ đi tăng bất thường, xem lại chất lượng hàng hoặc cách sơ chế.
• Đồ thừa còn dùng được thì có kế hoạch: xương nấu nước dùng, rau thơm chưa héo làm món phụ trong ngày. Nhưng chỉ khi vẫn bảo đảm an toàn thực phẩm.

Nhầm lẫn

• Bảng giá rõ, cập nhật ngay khi đổi giá, để không ai phải nhớ.
• Khi thối tiền, đếm lại thành tiếng cho khách nghe và để tờ tiền khách đưa trên mặt quầy tới khi thối xong, rồi mới cất vào ngăn kéo. Đây là thói quen cũ của nghề thu ngân giúp tránh tranh cãi "tôi đưa tờ năm trăm cơ mà".
• Đếm số lượng khi nhận hàng, đối chiếu với phiếu giao. Mối giao thiếu một lốc mà không ai đếm thì đó là hao hụt không bao giờ tìm ra.
• Cuối ca đếm tiền và đối chiếu với số bán, để nhầm lẫn được phát hiện trong ngày, khi mọi người còn nhớ.

Mất mát không rõ nguyên do: cẩn trọng và tôn trọng

Khi kiểm kê thấy thiếu hàng mà không có trong sổ hao hụt, phản xạ đầu tiên thường là nghi có người lấy. Hãy khoan. Trước hết kiểm lại:

• Có hàng nào bán mà không ghi, hoặc ghi nhầm mã sang món khác?
• Có hàng nào lấy ra dùng trong quán (pha nước cho người làm, biếu khách quen) mà không ghi?
• Có hàng nào bỏ đi mà quên vào sổ?
• Phiếu nhận hàng có khớp với số thật nhận không?

Rất nhiều lần, cái gọi là "mất" thực ra là ghi chép sót. Sau khi loại trừ những khả năng đó, nếu vẫn còn chênh lệch lặp lại, các biện pháp phổ thông là: sắp xếp lại để quầy nhìn bao quát được các kệ, để món giá trị cao gần quầy, giới hạn người ra vào kho, và nếu cần lắp camera thì thông báo rõ ràng, đặt ở khu vực bán hàng chứ không đặt ở chỗ riêng tư. Khi có nghi ngờ cụ thể với ai, không tự ý khám người, không bêu tên, không đăng ảnh lên mạng. Những việc đó có thể vi phạm pháp luật và quyền của người khác; trường hợp nghiêm trọng thì báo cơ quan công an.

Đặt mục tiêu: giảm theo tháng, không đòi về số không

Hao hụt bằng không là không thực tế với quán có hàng tươi. Mục tiêu hợp lý là biết rõ con số, rồi giảm dần. Lấy tháng đầu tiên ghi sổ làm mốc. Tháng sau chọn một hai nguồn lớn nhất để sửa. So sánh tỉ lệ hao hụt trên doanh thu qua các tháng. Ví dụ doanh thu 90 triệu đồng mà hao hụt 1,2 triệu đồng là khoảng 1,3%. Con số tự nó không nói lên tốt hay xấu, nhưng xu hướng tăng hay giảm thì nói rất rõ.

Chia sẻ con số với người làm, và nếu được, chia lại một phần tiền tiết kiệm được cho mọi người. Người đứng quầy, người đứng bếp là người thấy hao hụt rõ nhất. Họ thường có những cách sửa mà chủ quán không nghĩ tới.

Góc nhìn hôm nay: tiền rơi dưới gầm quầy

Người buôn bán lâu năm hay nói "tích tiểu thành đại". Hao hụt là mặt ngược của câu ấy: mỗi lần mất một ít, gom lại thành một khoản lớn. Cái hay của việc chặn hao hụt là không cần quảng cáo, không cần thêm khách, chỉ cần chú ý.

Việc nên làm ngay: mua một cuốn vở, kẻ năm cột, đặt cạnh thùng rác trong bếp hoặc kho. Nói với mọi người trong quán rằng ghi vào sổ không ai bị trách. Ba mươi ngày sau, cộng lại. Rất có thể con số sẽ làm bạn bất ngờ.