Thu ngân là người đứng ở điểm cuối của mọi lần mua hàng: quét hoặc nhập món hàng, tính tiền, nhận tiền mặt hay thanh toán điện tử, thối tiền, đưa hoá đơn và chào khách ra về. Nghề này trông đơn giản nhưng đòi hỏi tay nhanh, mắt kỹ, trí nhớ về giá và mã hàng, sự bình tĩnh khi hàng người dài, cùng trách nhiệm với từng đồng trong ngăn kéo. Từ chiếc máy tính tiền cơ học năm 1879 tới quầy tự thanh toán, nghề thu ngân đã đổi công cụ nhiều lần, nhưng phần con người thì vẫn còn đó.
Thu ngân làm gì trong một ca
Ở siêu thị, cửa hàng tiện lợi hay tiệm tạp hoá có máy bán hàng, một ca thu ngân thường đi theo nhịp như sau:
- Nhận quỹ đầu ca. Đếm số tiền lẻ được giao, ký nhận. Từ lúc này, ngăn kéo là trách nhiệm của mình.
- Kiểm quầy. Máy quét có đọc không, máy in hoá đơn còn giấy không, cân điện tử có về số không, túi đựng đủ chưa.
- Bán hàng. Phần dài nhất của ca: quét, cân, nhập, tính tiền, xếp hàng vào túi, trả lời câu hỏi về giá và khuyến mãi.
- Giữa ca. Một số cửa hàng rút bớt tiền mặt khỏi ngăn kéo khi tiền nhiều, để giảm rủi ro.
- Bàn giao cuối ca. Đếm tiền, đối chiếu với số máy ghi nhận, bàn giao cho người quản lý hoặc người ca sau.
Phần đối chiếu cuối ca là cả một kỹ thuật riêng. Bài này chỉ nói về phần đứng quầy, nơi thu ngân gặp khách.
Chiếc máy đã thay đổi nghề
Trước khi có máy tính tiền, người bán ghi chép bằng tay, cộng nhẩm, cất tiền vào hộp. Chủ tiệm khó biết nhân viên đã bán bao nhiêu. Năm 1879, James Ritty, chủ một quán rượu ở Dayton, Ohio, Mỹ, cùng người anh em là John được cấp bằng sáng chế cho một chiếc máy ghi lại từng khoản bán. Máy được gọi bằng cái tên khá thẳng thắn: "người thu ngân không thể mua chuộc". Ý tưởng chính là mỗi lần bán đều phải bấm số, có chuông báo, và tổng tiền được ghi lại để cuối ngày so với tiền trong hộp.
Ritty bán lại việc kinh doanh máy. Vài năm sau, John H. Patterson mua lại và lập công ty National Cash Register, đưa máy tính tiền đi khắp nước Mỹ cùng một đội bán hàng được đào tạo bài bản. Từ đó, quầy thu ngân có một vật trung tâm: chiếc máy có ngăn kéo bật ra kèm tiếng chuông.
Những mốc đổi công cụ
- 1879: Máy tính tiền cơ học của anh em Ritty được cấp bằng sáng chế.
- Cuối thế kỷ 19 – đầu thế kỷ 20: Máy tính tiền liên tục được cải tiến, dần có cuộn giấy ghi các khoản bán và in biên lai cho khách.
- 26/6/1974: Lần quét mã vạch UPC đầu tiên ở một quầy siêu thị tại Troy, Ohio. Món hàng là một gói kẹo cao su. Thu ngân không còn phải bấm giá từng món.
- Thập niên 1980 – 1990: Máy bán hàng nối với máy tính trung tâm, giá đổi ở văn phòng là quầy đổi theo.
- Đầu thập niên 1990: Những quầy tự thanh toán đầu tiên xuất hiện ở Mỹ, khách tự quét hàng.
- Hiện nay: Thanh toán bằng thẻ, mã QR, ví điện tử chiếm phần lớn ở nhiều cửa hàng thành phố.
Mỗi lần công cụ đổi, người ta lại dự đoán nghề thu ngân sắp mất. Thực tế là công việc đổi trọng tâm: bớt tính nhẩm, thêm xử lý ngoại lệ, giúp khách, kiểm soát những món phải kiểm tuổi.
Kỹ năng thật sự của một thu ngân giỏi
Tay và mắt
Quét mã vạch nghe đơn giản, nhưng thu ngân lâu năm có thói quen xoay món hàng sao cho mã vạch đi qua máy ngay lần đầu, không phải quét hai ba lần. Họ biết những món mã nằm ở chỗ khó (đáy chai, mép hộp), biết món nào hay bị dán đè nhãn giảm giá. Mắt họ để ý cả những thứ khách quên: món hàng nằm dưới đáy xe đẩy, gói hàng kẹp trong túi.
Mã rau quả
Rau quả bán theo cân thường không có mã vạch in sẵn. Nhiều siêu thị trên thế giới dùng mã PLU, thường là bốn chữ số, do một tổ chức quốc tế về sản phẩm tươi quản lý. Thu ngân nhập mã, đặt hàng lên cân, máy tự tính tiền. Người làm lâu nhớ mã những loại bán chạy. Ở Việt Nam, nhiều siêu thị cân và dán tem giá ở khu rau quả trước khi ra quầy, nên thu ngân chỉ cần quét tem.
Nhịp với khách
Thu ngân giỏi không chỉ nhanh. Họ biết khi nào nên nói chuyện, khi nào chỉ cần mỉm cười và làm. Người già cần thời gian lấy tiền, đừng giục. Người mẹ đang bế con cần được giúp bỏ hàng vào túi. Khách vội cần nghe đúng hai câu: tổng tiền và lời cảm ơn.
Kiểm tuổi và kiểm hàng đặc biệt
Ở Việt Nam, pháp luật cấm bán rượu bia và thuốc lá cho người chưa đủ 18 tuổi. Thu ngân là người đứng ở điểm thực thi việc này. Khi nghi ngờ, hỏi giấy tờ là việc đúng, không phải xúc phạm. Nên hỏi bằng giọng bình thường, như hỏi về túi đựng: "Bạn cho mình xem căn cước nhé."
Sức khoẻ: ngồi hay đứng, mắt và cổ tay
Ở nhiều nước châu Âu, thu ngân siêu thị thường làm việc ở tư thế ngồi. Ở Mỹ và nhiều nơi khác, phần lớn đứng. Không có câu trả lời duy nhất, nhưng đứng liên tục nhiều giờ trên nền cứng gây mỏi chân, đau lưng, còn ngồi lâu không đổi tư thế lại hại vai cổ. Những điều cửa hàng có thể làm:
- Thảm chống mỏi dưới chân nếu đứng.
- Ghế cao có tựa để xen kẽ ngồi đứng.
- Bố trí máy quét và màn hình sao cho không phải vặn người.
- Nghỉ giải lao đều, không dồn hết vào cuối ca.
- Xoay vòng nhân viên giữa quầy và kho nếu được.
Cổ tay là chỗ dễ đau nhất vì động tác nâng và xoay món hàng lặp lại hàng trăm, hàng nghìn lần mỗi ca. Khéo léo trượt hàng thay vì nhấc lên, để những món nặng như thùng nước, bao gạo nằm nguyên trong xe đẩy rồi dùng máy quét cầm tay, là thói quen nhỏ mà đỡ đau nhiều.
Thu ngân và quầy tự thanh toán
Quầy tự thanh toán giảm việc quét, nhưng tăng việc khác. Có người phải đứng gần để giúp khi máy báo lỗi, khi khách mua món phải kiểm tuổi, khi khách không biết cân rau. Nhiều cửa hàng trên thế giới sau một thời gian mở rộng quầy tự thanh toán đã cân nhắc lại, giữ cả quầy có người, vì một phần khách, nhất là người lớn tuổi, vẫn muốn được phục vụ.
Ở tiệm nhỏ thì khác hẳn. Người đứng quầy thường kiêm cả việc bán, tư vấn, xếp kệ, nhận hàng. Khi đó, kỹ năng thu ngân là một phần của nghề bán hàng, không tách riêng.
Góc nhìn hôm nay: một nghề nhiều người từng làm
Thu ngân là công việc đầu tiên của rất nhiều người: học sinh làm thêm hè, sinh viên đi làm ca tối, người mới chuyển lên thành phố. Những gì học được ở quầy theo người ta rất lâu: đếm tiền nhanh, làm việc dưới áp lực, nói chuyện với đủ loại người trong vài chục giây.
Nếu bạn đang chuẩn bị đi làm thu ngân, hãy luyện ba thứ: đếm tiền cộng dồn cho tới khi không cần nghĩ, đọc to tổng tiền và mệnh giá khách đưa, và không bao giờ cất tiền của khách vào ngăn trước khi thối xong. Nếu bạn là chủ tiệm, hãy cho người mới đứng cạnh người cũ vài ca trước khi giao quầy, và dặn rõ khi nào được gọi mình ra giúp.
Còn nếu chỉ là khách, có một việc nhỏ làm ca của thu ngân dễ thở hơn: xếp hàng lên băng chuyền với mã vạch hướng ra ngoài, để đồ nặng xuống trước, đồ dễ vỡ sau. Một chút tử tế, mỗi bên được thêm vài giây.
Câu hỏi thường gặp
Nghề thu ngân cần những kỹ năng gì?
Cần đếm tiền nhanh và chính xác, thao tác máy bán hàng và máy quét, nhớ giá và mã hàng thường dùng, giao tiếp ngắn gọn lịch sự, và trung thực với tiền trong ngăn kéo. Sự bình tĩnh khi khách đông cũng quan trọng không kém.
Máy tính tiền ra đời năm nào?
Máy tính tiền cơ học được James Ritty cùng người anh em là John được cấp bằng sáng chế năm 1879 tại Mỹ. Sau đó John H. Patterson mua lại và phát triển thành công ty National Cash Register.
Mã vạch được quét lần đầu khi nào?
Ngày 26/6/1974, tại một siêu thị ở Troy, Ohio, Mỹ, một gói kẹo cao su là món hàng đầu tiên được quét mã UPC ở quầy thu ngân.
Thu ngân có được từ chối bán rượu bia cho người không có giấy tờ không?
Pháp luật Việt Nam cấm bán rượu bia, thuốc lá cho người chưa đủ 18 tuổi, nên khi nghi ngờ, thu ngân nên hỏi giấy tờ và có quyền từ chối bán nếu không xác định được tuổi. Nên tra văn bản hiện hành để biết chi tiết.
Quầy tự thanh toán có thay thế được thu ngân không?
Chỉ thay được một phần việc quét hàng. Vẫn cần người hỗ trợ khi máy lỗi, kiểm tuổi, cân hàng, và phục vụ những khách muốn có người tính tiền, nên nhiều cửa hàng giữ cả hai loại quầy.